SOP Bagian Kepegawaian

NO

KEGIATAN

URAIAN KEGIATAN

Petugas/

Pejabat

Terkait

WAKTU

    KET

1

2

3

4

5

6

A

Prosedur kenaikan gaji berkala

1. Staf Kepegawaian menyiapkan blangko KGB. Untuk membuat kenaikan gaji berkala berdasarkan  KGB terahir,pangkat terahir dan SK Penyesuaian kenaikan gaji/Impasing, lalu menyerahkan kepada Kaur Kepegawaian

Staf Kepegawaian

15

menit

-

2. Membuat konsep dan menaikan  kepada Wakil Sekretaris

Kaur Kepegawaian

20 menit

-

3. Meneliti konsep surat lalu memberi paraf

Wakil Sekretaris

10 menit

-

4. Meneliti ulang dan memberi paraf konsep untuk selanjutnya dinaikan ke ketua Pengadilan Negeri

Panitera/ Sekretaris

10 menit

-

5. Setelah disetujui oleh ketua  kemudian konsep diturunkan lagi kepada urusan kepegawaian

Ketua Pengadilan Negeri

10 menit

-

6. Mengetik SK KGB definitive berdasarkan konsep yang telah dsetujui,diteliti kaur kepegawaian,diajukan wasek,pansek dan diajukan kpada ketua Pengadilan Negeri untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

1 hari

-

7. Menandatangani SK.KGB

Ketua Pengadilan Negeri

20 menit

-

8. Setelah ditandatangani oleh Ketua, kemudian diteruskan kepada urusan umum untuk diberi nomor surat, cap dinas, kemudian untuk dikirim yang ke instansiu terkait, kemudian menyerahkan ke urusan keuangan dan dibrikan pula kepada pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

30 menit

-

9. Mengarsipkan SK. KGB. Tersebut ke dalam file kepagawaian yang bersangkuitan.

Staf Kepegawaian

30 menit

10. Menulis jadwal kenaikan gaji berkala berikutnya untuk setiap pegawai dalam Papan Rencana Kenaikan Gaji Berkala

Staf Kepegawaian

2 hari

-

B

Prosedur Promosi Jabatan

1. Staf kepegawaian menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk usulan jabatan pegawai yang bersangkutan

Staf kepegawaian

60 menit

-

2. Membuat konsep pengantar usulan tersebut dan menaikan kepada Wakil Sekretaris, Panitera/Sekretaris dan menaikan ke Ketua Pengadilan Negeri untuk disetujui.

Kaur kepegawaian

1 hari

-

3. Setelah konsep usulan disetujui diketik kembali dengan dilengkapi surat pengantar usulan jabatan tersebut untuk dimintakan paraf wasek, pansek, kemudian dimintakan tanda tangan ketua Pengadilan Negeri

Staf Kepegawaian

60  menit

-

4. Menyusun berkas usulan menjilid sebanyak 6 berkas untuk 1 personil usulan dan menyerahkan ke urusan umum untuk diberi nomor agenda surat keluar  dan cap dinas kemudian dikirim ke Mahkamah Agung melalui Pengadilan Tinggi

Staf Kepegawaian

1 hari

-

5. Mengarsipkan usulan tersebut ke dalam file kepegawaian masing-masing pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

15 menit

-

C

Prosedur kenaikan pangkat

1. Staf kepegawaian menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk usulan jabatan pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

60 menit

-

2. Membuat konsep pengantar usulan tersebut dan menaikan kepada Wakil Sekretaris, Panitera/Sekretaris dan menaikan ke Ketua Pengadilan Negeri untuk disetujui.

Kaur Kepegawaian

1 hari

-

3. Setelah konsep usulan disetujui diketik kembali dengan dilengkapi surat pengantar usulan kenaikan pangkat tersebut untuk dimintakan paraf wasek, pansek, kemudian dimintakan tanda tangan ketua Pengadilan Negeri

Staf Kepegawaian

60 menit

-

4. Menyusun berkas usulan menjilid sebanyak 6 berkas untuk 1 personil usulan dan menyerahkan ke urusan umum untuk diberi nomor agenda surat keluar  dan cap dinas kemudian dikirim ke Mahkamah Agung melalui Pengadilan Tinggi

Staf Kepegawaian

1 hari

-

5. Mengarsipkan usulan tersebut ke dalam file kepegawaian masing-masing pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

15 menit

-

D

Rekap Absensi untuk kelengkapan pengajuan permintaan  uang makan dan remunerasi

1. Merekap dan mencetak daftar absensi pegawai

Staf Kepegawaian

60 menit

-

2. Merekap absensiu untuk mengetahui jumlah uang makan dan remunerasi yang akan diterima masing-masing pegawai seteiap bulannya

Staf Kepegawaian

30 menit

-

3. Membuat laporan pertanggung jawaban absensi masing-masing untuk pengajuan uang makan dan remunerasi setiap bulannya lalau menyerahkan kepada Kaur Kepegawaian dan Ketua Pengadilan Untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

30 menit

-

4. Menandatangani laporan pertanggung jawaban absensi setiap bulannya

Kaur Kepegawanan

Dan

Ketua Pengadilan

15 menit

-

5. Menyerahkan laporan pertanggung jawaban absensi untuk uang makan dan remunerasi ke bagian keuangan

Staf Kepegawaian

10 menit

-

6. Mengarsipkan Laporan pertanggung jawaban absensi

Staf kepegawaian

10 menit

-

E

Data Pegawai

1. Membuat laporan data hakim dan pegawai setiap awal bulan april,. Oktober dan deseember

Staf Kepegawaian

60 menit

-

2. Membuat pengantar dan menyusun  laporannya dan menyerahkan kepada Kaur kepegawaian, untuk diteliti dan kmudian menaikn kpada Wasek, Pansek untuk diteliti dan di paraf.

Staf Kepegawaian

30 menit

-

3. Memintakan tanda tangan laporan tersebut kepada Ketua Pengadilan Negeri, kemudian mneruskan ke bagian umum untuk diberi nomor, cap dinas dan dikirim kepad alamat yang dituju/instansi terkait.

Staf Kepegawaian.

Pansek

Ketua Pengadilan

20 menit

-

4. Mengarsipkan laporan data kepegawaian tersebut kedalam bok arsip kepegawaian sesuai dengan jenisnya.

Staf kepegawaian

10 menit

-

F

Pembuatan DP.3

1. Menyiapkan blanko DP.3 untuk seluruh Hakim dan Pegawai.

Staf Kepegawaian

1 hari

-

2. Menyerahkan blangko DP.3 untuk disisi kepada Pejabat Penilai

Staf Kepegawaian

1 hari

-

3. Mengetik DP.3 setiap pegawai di unit organisasi

Staf Kepegawaian

30 menit

-

4. Menyerahkan DP.3 kepada Pejabat penilai untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

30 menit

-

5. Penandatanganan DP.3 oleh yang bdersangkutan

Staf Kepegawaian

60 menit

-

6. Penandatanganan DP.3 oleh atasan pejabat penilai

Staf Kep

kegawaian

60 menit

-

7. Mengirim DP.3 ke Pengadilan Tinggi muntuk DP.3 hakim dan Panitera/Sekretaris.

Staf Kepegawaian

30 menit

-

8. Mengarsipkan DP.3 ke dalam box file masing-masing pegawai

Staf Kepegawaian

30 menit

-

G

Pembuatan KP.4.

1. Membuat konsep KP.4

Kaur Kepegawaian

60 menit

-

2. Mengetik KP.4

Staf Kepegawaian

60 menit

-

3. Penandatanganan KP.4 oleh masing-masing pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

60 menit

-

4. KP.4 yang sudah ditandatangani dinaikan ke Pansek untuk di paraf

Staf Kepegawaian

30 menit

-

5. Menaikan KP.4 dari Pansek ke Ketua untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

40 menit

-

6. Menyerahkan KP.4 ke bagian Keuangan

Staf Kepegawaian

10 menit

-

7. Mengarsipkan KP.4. dalam bendel KP.4 di box arsip kepegawaian

Staf kepegawaian

10 menit

-

H

Usulan Cuti

1. Mengetik usulan cuti pegawai yang akan mengambil cuti

Staf Kepegawaian

15 menit

-

2. Mengisi catatan cuti sesuai dengan catatan absensi dari buku rekap absen, paraf dan persetujuan atasan langsungnya / Pansek

Staf Kepegawaian

15 menit

-

3. Menyetujui usulan cuti

Atasan langsung

Ketua

30 menit

-

4. Mengetik surat cuti, dijukan ke kaur kepegawaian untuk diteliti, diparaf, diajukan ke Panssek untuk diteliti ulang, kemudian dinaikan ke Ketua Pengadilan untuk ditandatangani.

Staf kepegawaian

Kaur Kepegawaian

Pan/Sek

Ketua

1 hari

5. Penomoran surat cuti ke bagian umum selanjutnya diserahkan kepada pemohon cuti

Staf Kepegawaian

10 menit

-

6. Mengarsipkan cuti pada file kepegawasian yg bersdangkutan

Staf Kepegawaian

10 menit

-

I

Surat Tugas

1. Membuat konsep surat tugas

Kaur Kepegawaian

10 menit

-

2. Mengetik surat tugas

Staf kepegawaian

15 menit

-

3. Menyerahkan surat tugas kepada kaur kepegawaian untuk diteliti kembali dan mneruskan ke wasek/pansek untuk diparaf.

Staf kepegawaian

10 menit

-

4. Menaikan surat tugas ke ketua pangadilan negeri untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

10 menit

-

5. Pemberian nomor dan cap dinas,mnyerahkan kpada pegawai yang bersangkutan dan mnyerahkan kepada urusan keuangan untuk pembuatan SPJ.

Staf Kepegawaian

10 menit

-

6. Mengarsipkan surat tugas tersebut dalam file kepegawaian yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

10 menit

-

J

Pelantikan/

Penyumpahan

1. Menerima SK. PNS / Jabatan dari Urusan Umum

Kaur Kepegawaian

5 menit

-

2. Melakukan koordinasi waktu pelaksanaan pelantikan/penyumpahan dengan Wasek, Pansek, Ketua Pengadilan Negeri

Kaur Kepegawaian

20 menit

-

3. Menyiapkan persiapan berkas-berkas pelantikan/penyumpahan, termasuk rohaniwan sesuai dengan agamanya masing-masing

Staf Kepegawaian

30 menit

-

4. Memeriksa persiapan berkas pelantikan/penyumpahan termasuk surat permohonan bantuan untuk rohaniwan

Kaur Kepegawaian

20 menit

-

5. Menyerahkan berkas pelantikan/penyumpahan kepada Wasek dan Pansek untuk diparaf.

Staf Kepegawaian

20 menit

-

6. Melaksanaan Pelantikan/Penyumpahan

Urusan Kepegawaian

Urusan Umum

60 menit

-

7. Memberikan cap dinas dan nomor surat, menyerahkan ke bagian keuangan.

Staf Kepegawaian

10 menit

-

8. Membuat surat Pengantar pengiriman berita acara penyumpahan /pelantikan kepada instansi terkait dan menyerahkan kepada bagian umum untuk dikirim

Staf Kepegawaian

30 menit

-

9. Mengarsipkan berkas penyumpahan/pelantikan pada file pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

10 menit

-

K

Pembuatan Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMJ)

1. Mengetik Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan setiap awal tahun bagi para pegawai yang menduduki jabatan, structural maupun fungsional

Staf Kepegawaian

1 hari

-

2. Menyerahkan ketikan trsebut kepada Kaur Kepegawaian untuk diteliti dn kmudian mneruskan ke Pansek untuk diparaf

Staf + Kaur Kepegawaian

Pansek

60 menit

-

3. Meneruskan Surat tersebut kepada Ketua Pengadilan Negeri untu ditandatangani

Staf Kepegawaian

Ketua PN.

60 menit

-

4. Pemberian cap dinas dan nomor surat di bagian umum untuk dikirim ke instansi terkait dan menyerahkan ke urusan keuangan.

Staf Kepegawaian

30 menit

-

5. Mengarsipkan Surat tersebut dalam bok surat dan file pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

30 menit

-

L

Usulan Pensiun

1. Menyiapkan berkas yang akan  dibutuhkan untuk pembuatan usulan pension atas nama pegawai yang bersangkutan

Staf Kepegawaian

30 menit

-

2. Membuat konsep usulan dan menaikan ke wasek/pansek untuk dsetujui.

Kaur Kepegawaian

30 menit

-

3. Pengetikan surat pengantar usulan pension dan menyusun berkas usulan sesuai dengan urutannya

Staf Kepegawaian

45 menit

-

4. Menyerahkan kepada kaur kepegawaian untuk diteliti, kemudian mneruskan ke Wasek/Pansek untuk diparaf

Staf + Kaur Kepegawaian

Wasek/Pansek

20 menit

-

5. Menaikan Berkas usulan kepada Ketua Pengadilan Negeri Untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

10 menit

-

6. Memberi cap dinas dan nomor surat ke bagian umum, kemudian dikirim kepada instansi terkait sesuai ketentuannya

Staf Kepegawaian

Bagian Umum

20 menit

-

7. Mengarsipkan berkas usulan tersebut dalam bok / file kepegawaian

Staf Kepegawaian

10 menit

-

M

Usulan Satya Lencana Karya Satya/Piagam Penghargaan

1. Memilah-milah/menghitung masa kerja pegawai yang sudah memenuhi syarat untuk diusulkan mendapatkan Satya Lencana

Staf Kepegawaian

30 menit

-

2.Mengumpulkan/melengka pi persyaratan usulan tersebut sesuai dengan ketentuannya.

Staf Kepegawaian

60 menit

-

3. Membuat konsep pengantar usulan Satya Lencana Karya Satya dan diajukan ke Wasek/Pansek untuk disetujui

Kaur Kepegawaian

30 menit

-

4. Mengetik Surat Pengantar usulan tersebut dan melengkapinya dengan persyaratan-persyaratannya sekaligus menyusun berkasnya

Staf Kepegawaian

60 menit

-

5. Menyerahkan kepada Kaur Kepegawaian untuk diteliti kembali, kemudian meneruskan ke Wasek/Pansek untuk diparaf

Staf + Kaur Kepegawaian

Wasek/Pansek

30 menit

-

6. Setelah diparaf oleh Pansek meneruskan kepada Ketua Pengadilan untuk ditanda tangani

Staf Kepegawaian

20 menit

-

7. Menyerahkan kepada urusan umum untuk diberi cap dinas dan nomor surat selanjutnya dikirim kepada instansi terkait

Staf Kepegawaian

Urusan umum

10 menit

-

8. Mengarsipkan  berkas usulan tersebut dalam box kepegawaian

Staf Kepegawaian

10 menit

-

N

Usulan Taspen, Karpeg, Karis /Karsu

1. Membuat konsep surat Pengantar usulan Taspen/Karpeg/Karis/Karsu, selanjutnya diserahkan kepada Kaur Kepegawaian untuk dikoreksi dan selanjutnya diserahkan ke Wasek/Pansek untuk disetujui.

Staf  + Kaur Kepegawaian

Wasek/Pansek

10 menit

-

2.  Pengetikan surat pengantar usulan tersebut dilengkapi dengan persyaratannya kemudian diserahkan ke kaur kepegawaian untuk diteliti, diteruskan ke wasek/pansek untuk diparaf

Staf  + Kaur Kepegawaian

Wasek/Pansek

30 menit

-

3. Meneruskan kepada Ketua Pengadilan Negeri Surat tersebut untuk ditandatangani

Staf Kepegawaian

Ketua

20 menit

-

4. Meneruskan ke urusan umum untuk di beri nomor surat dan cap dinas dan kemudian dikirim ke instansi terkait

Staf Kepegawaian

10 menit

-

5. Mengarsipkan surat tersebut pada file kepegawaian

Staf Kepegawaian

10menit

-

O

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar kepegawaian

1. Menerima surat dinas yang telah didisposisi oleh Ketu/Pansek/wasek

Staf Kepegawaian

10 menit

-

2. Mencatat pada buku agenda surat masuk kepegawaian.

Staf Kepegawaian

10 menit

-

3. Jika surat memerlukan jawaban segera ditindak lanjuti, dan diteliti oleh Wasek/Pansek

Kaur Kepegawaian

Wasek/Pansek

30 menit

-

4. Meneruskan surat balasan tersebut untu ditandatangi oleh yang berwenang Pansek/Ketua Pengadilan Negeri

Staf Kepegawaian

20 menit

-

5. Meneruskan ke urusan umum untuk diberi cap dinas dan nomor surat keluar kesekretariatan, lalu dikirim kepada instansi terkait

Staf Kepegawaian

10 menit

-

6. Mengarsipkan surat tersebut dalam box / file kepegawaian

Staf Kepegawaian

10 menit